تلتزم الشركات بالامتثال للمعايير المهنية المناسبة في بلدانهم والالتزام بالمعايير الدولية لمراقبة الجودة وذلك للوصول إلي أفضل نتائج لعملائنا الاعزاء فإننا نعرض جانباً من سياسات رقابة الجودة داخل المكتب التي تمكنا من الوصول إلي أعلي مستوي جودة من الناحية المهنية.
- تعريفات.
- عناصر نظام مراقبة الجودة.
- مسئوليات قادة المكتب تجاه الجودة داخل المكتب.
- اجراءات التعين داخل المكتب.
- سياسات التقييم في المكتب.
- سياسة الترقي التي يتبعها المكتب.
- التدريب وتنمية المهارات لاعضاء المكتب.
- التعليم المستمر لاعضاء المكتب.
- الهيكل التنظيمي (للادارات المهنية) داخل المكتب.
- المتطلبات الاخلاقية والسلوكية.
- قبول واستمرار العلاقات مع العملاء.
1- تعريفات
يتبني هذا الدليل ذات التعريفات الواردة بالمعيار المصري لرقابة الجودة والشرح المرادف لكل مصطلح وفيما يلي بيان بأهم تلك التعريفات
- الشريك المسئول : هو شريك أو شخص أخر في المؤسسة والمسئول عن المهام وأدائها وعن التقريرالصادر عن المؤسسة والذي يجب أن يكون حاصلاً علي الصلاحية الملائمة من الجهة التنظيمية أو القانونية أو المهنية.
- فحص ما قبل الاصدار : هي عملية مصممة لتقديم موضوعي قبل صدور التقرير عن الاحكام الهامة التي أعطاها فريق العمل والاستنتاجات التي توصل إليها عند صياغة التقرير.
- فاحص ما قبل الاصدار : هو شريك أو شخص أخر في المؤسسة أو شخص من خارج المؤسسة مؤهل بدرجة مناسبة أو فريق مكون من مجموعة من أولئك الأفراد الذين لديهم الخبرة الملائمة والكافية والصلاحية لتقييم الأحكام الهامة التي قدمها فريق العمل والاستنتاجات التي توصل إليها عند صياغة التقرير بطريقة موضوعية وذلك قبل صدور التقرير.
- فريق العمل : هم كل الأفراد الذين يقومون بأداء المهمة بما فيهم الخبراء الذين تعاقدت معهم المؤسسة لأمر يتصل بهذه المهمة.
- المؤسسة : هي الممارس الفرد أو المكتب أو المؤسسة أو أية منشأة أخري للمحاسبين المهنيين.
- الفحص : هو مجموعة الأجراءات المعدة لتقديم دليل علي إمتثال فريق العمل لسياسات مراقبة الجودة في المؤسسة وإجراءتها عند أداء مهمته.
- المنشأة المقيدة : هي منشأة مقيدة أسهمها وأوراقها المالية أو أدوات مديونياتها في سوق أوراق مالية معترف بها أو تتداول أسهمها طبقاً لأحكام سوق أوراق مالية معترف بها او أية جهة مماثلة.
- الرقابة : هي عملية تتضمن رعاية مستمرة وتقييماً دائماً لنظام مراقبة الجودة في المؤسسة ويتضمن ذلك فحصاً دورياً لمجموعة من المهام التي تم أداؤها بهدف تمكين المؤسسة من الحصول علي درجة تاكد مناسبة بأن نظام مراقبة الجودة في المؤسسة يعمل بفعالية.
- المؤسسة متعددة الفروع : هي منشأة تخضع لرقابة وملكية وإدارة مشتركة مع المؤسسة.
- الشريك : أي شخص لديه الصلاحية بأن يلزم الشركة فيما يتعلق بأداء مهام الخدمات المهنية.
- الأفراد : الشركاء والعاملون.
- المعايير المهنية : هي معايير أداء العمل كما حددتها لجنة معايير المراجعة المصرية في مقدمة المعايير المصرية لمراقبة الجودة والمراجعة والتأكد والخدمات ذات الصلة وغير ذلك من المتطلبات الأخلاقية والسلوكية التي بطبيعة الحال تمثل الجزء (أ) و (ب) من الميثاق العام لاداب وسلوكيات مزاولي المحاسبة والمراجعة وغير ذلك من المتطلبات الاخلاقية والسلوكية المحلية ذات الصلة.
- درجة التأكد المناسبة : في سياق المعايير المصرية لمراقبة الجودة هي مستوي عال – وليس مطلق – من التأكد.
- العاملون : هم المهنيون – بخلاف الشركاء – ويشمل ذلك أي خبير تعينه المؤسسة.
- شخص خارجي مؤهلاً تأهيلاً مناسباً : هو شخص من خارج المؤسسة لديه الامكانيات والكفاءة لكي يقوم بدور الشريك المسئول علي سبيل المثال شريك من مؤسسة أخري أو موظف (لديه الخبرة الملائمة) من جهة محاسبية مهنية يجوز لاعضائها القيام بعمليات المراجعة والفحص المحدود للمعلومات المالية التاريخية أو غير ذلك من مهام التأكد أو الخدمات الأخري المتعلقة بها أو هيئة تقدم خدمات مراقبة الجودة ذات الصلة.
2- عناصر نظام مراقبة الجودة
تتشابه عناصر نظام مراقبة الجودة الواردة بالمعيار المصري لرقابة الجودة مع تلك الواردة بمعايير مراقبة الجودة الامريكية والدولية إلا ان المعيار المصري لمراقبة الجودة اكثر تفصيلاً وملائمة لواقع المهنة في مصر ولذلك فقد تبنت الشركة تلك العناصر الواردة بالمعيار المصري لمراقبة الجودة وهي كالتالي:-
- مسئوليات قادة المؤسسة تجاه الجودة داخل المؤسسة.
- المتطلبات الاخلاقية والسلوكية.
- قبول وإستمرار العلاقات مع العملاء والمهام المحددة.
- الموارد البشرية.
- إدارة المهام.
- المراقبة.
وينبغي توثيق سياسات وإجراءات مراقبة الجودة وإبلاغها للعاملين بالمؤسسة وتصف هذه المعلومات سياسات مراقبة الجودة وإجراءتها والأهداف التي تسعي لتحقيقها – وتحتوي علي رسالة وهي أن لكل شخص مسئوليته ومتوقع أن يمتثل للسياسات والاجراءات.
3- مسئوليات قادة المؤسسة تجاه الجودة داخل المؤسسة
ينبغي علي قادة المؤسسة باختلاف درجاتهم الالتزام بالجودة في كل النواحي المهنية والشخصية أثناء تأديتهم لمهامهم داخل المؤسسة كونهم مثل لباقي العاملين يجب أن يحتذي بهم كما وأن رقابة الجودة في كل ما يتم تأديته داخل المؤسسة ينبع أساساً من قيادته والتي تبث تلك الثقافة في نفوس باقي العاملين فلا يمكن للمؤسسة فرض إجراءات رقابة الجودة علي العاملين فيها دون أن تكون تلك الثقافة متأصلة في نفوس قيادتها وعليه فهناك ضرورة في بث رسائل موجهة من جميع مستويات إدارة المؤسسة تؤكد علي ضرورة الالتزام باجراءات رقابة الجودة ولتحقيق ذلك فإنه تم إقرار ما يلي:-
أ – إسناد مسئولية قسم رقابة الجودة لأحد مديري المراجعة من ذوي الخبرة علي أن يتم إعفائه من مهامه الحالية للتفرغ لمهام القسم الجديد علي أن يتوافر له كافة الامكانيات والصلاحيات اللازمة لاتمام مهمته علي النحو الامثل.
ب – تنظيم حلقات دراسية وتدريبية وعقد إجتماعات يتم فيها تناول ميثاق العمل المهني الصادر عن جمعية المحاسبين والمراجعين المصرية بالدراسة والتحليل وتفسير كافة النقاط أو الافكار والتي قد تبدو غامضة.
- بث الرسائل الاخبارية والمذكرات المختصرة والتي تتناول بعض المواقف والتي قد يتم فيها الالتزام بسياسات مراقبة الجودة وإنابة القائم بها وذلك لاعلاء قيمة الجودة في كل ما يصدر عن المكتب وذلك من أجل ترسيخ تلك الثقافة في نفوس العاملين من خلال سياسة الثواب والعقاب (يراعي فيما يتم نشره عدم الاخلال بمبدأ سرية المعلومات).
- تكون إدارة رقابة الجودة علي عاتق أحد الاشخاص الاساسيين وذو السلطة الأعلي والضالعين في تقييم أداء العاملين ووضع سياسات المكافأت والترقيات.
- تكون إدارة رقابة الجودة علي عاتق المسئولة عن إعداد البرامج التدريبية اللازمة لاعداد العاملين بالمكتب مهنياً علي أن تتضمن برامج التدريب قدراً كافياً من الحلقات الدراسية وحلقات الحوار المباشر وغير المباشر والتي ترتكز بشكل أساسي علي التدعيم والتعزيز علي رأي المؤسسة بشأن أهمية الجودة وكيف يمكن تحقيقها علمياً.
- حيث يجب أن يكون هدف المؤسسة الاساسي هو تحقيق الجودة في جميع المهام التي تؤديها المؤسسة فيجب علي قيادة المؤسسة ما يلي :-
أ – تحديد المسئوليات حتى لا تلغي الاعتبارات التجارية علي جودة العمل.
ب – وضع سياسات وإجراءات لتقييم الاداء والمرتبات والمكافأت والترقيات والحوافز الخاصة بالافراد لتوضيح التزام المؤسسة الجوهري بالجودة.
ج – تكرس المؤسسة الموارد الكافية لتطوير وتوثيق ودعم سياسات مراقبة الجودة وإجراءاته.
4 – التعيين
مقدمة
يحرص المكتب علي ضمان أن لديه ما يكفي من العاملين ذوي القدرات والكفاءات اللازمة لاداء المهام بما يتماشي مع المعايير المهنية والتنظيمية والمتطلبات القانونية لتمكين المكتب من إصدار تقارير ملائمة ويمكن تحقيق ذلك بداية من سياسات التعيين وإجراءتها وكذلك السياسات المتبعة للترقي.
كما يسعي المكتب إلي الاستثمار الامثل للموارد البشرية المتاحة بما يحقق أفضل أداء وذلك من خلال تطوير القدرات الفردية لفريق العمل بالمكتب وتوفير بيئة عمل آمنة وعادله ومحفزة علي العطاء المتميز والابداع والتعاون وإشراك المهنيين في تطوير أنماط العمل بها.
ويقوم المكتب بإعداد هيكل وظيفي بما يتناسب مع الاختصاصات والاحتياجات الفعلية وفقاً للهيكل التنظيمي المعتمد كما يقوم المكتب بإعداد دليل وصف وتصنيف وترتيب الوظائف بالمكتب وينتهج المكتب السياسات المتبعة لقسم الموارد البشرية كالآتي:-
وسوف نتولي عرض بيانات تخطيط وتنظيم الموارد البشرية للمكتب كالآتي:-
I – التخطيط للتعيين
مع وجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعية الوظائف المطلوبة لتحديد الاهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط المطلوبة والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن إتخاذ التدابير للازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل الخاصة بالمكتب.
لذلك فإن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل الوظائف الشاغرة بالمكتب وحتى يتحقق ذلك فإن الامر يتطلب مقارنة مؤهلات وقدرات وميول الشخصي الطالب التعيين بالشروط الموجودة ببطاقات الوصف الوظيفي حتي يمكن الحكم بشكل سليم علي مدي صلاحيته لشغل الوظيفة فعنوان أو اسم الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم علي مدي صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات التفصيلية التي تتضمنها بطاقات الوصف الوظيفي.
II – يتم إجراء الاختبارت اللازمة قبل التعيين وتتمثل في الآتي :-
- اختبارات تحريرية وشفهية في الخبرة المهنية بما يتناسب مع المؤهلات والشروط المطلوبة لشغل الوظيفة.
- اختبار في اللغة الانجليزية.
- اختبار في أساسيات الدراسة النظرية والعلمية للمهنة.
- اختبار في المواصفات الاساسية لشاغل الوظيفة
- مستوي ونوع التعليم.
- الخبرة مجالاتها ومدتها.
- المهارات المطلوبة.
- السمات الشخصية للمتقدم ومدي ملائمته لشغل الوظيفة.
- الصفات الاجتماعية من خلال المقابلة الشخصية.
III – استيفاء الاوراق والمستندات اللازمة لمصوغات التعيين
وتتمثل في المتطلبات القانونية للتعيين من صحيفة الحالة الجنائية وما يفيد بتأدية الخدمة العسكرية أو الاعفاء منها.
وأيضاً نسخة من المؤهلات العلمية التي تتناسب مع الشروط المطلوبة للوظيفة وكذلك مستندات إثبات الشخصية لاثبات إجراءات التعيين وكذلك إجراءات التأمينات الاجتماعية بعد إجتياز فترة الثلاثة شهور تحت الاختبار.
ويلزم توافر الشروط العامة الاساسية وهي توافر المؤهلات والشروط المطلوبة لشغل الوظيفة وأن يجتاز الاختبارات المذكورة سلفاً وأن يكون ذات سيرة وسمعة حسنة وأن تثبت لياقته طبياً لاداء مهام الوظيفة المرشح لها بشهادة من الجهة الطبية المختصة.
سياسات التعيين
- في حالة التوسعات يتم إجراء عمليات تعيين عمالة وأيضاً في حالة وجود أماكن شاغرة نتيجة استقالات يتم تعيين عمالة.
- يتم وضع مستويات للتعيين حسب الاختصاصات والوظائف المدرجة ضمن الهيكل الاداري للمكتب حيث:-
أ – حديثي التخرج يتم تعيينهم بوظيفة مراجع مبتدأ وذلك بعد اجتياز الاختبارات اللازمة.
ب – الخبرات من 3 سنوات : 5 سنوات يتم بوظيفة مراجع وذلك بعد اجتياز الاختبارات اللازمة.
ج – الخبرات من 5 سنوات : 10 سنوات يتم بوظيفة مراجع أول وذلك بعد اجتياز الاختبارات اللازمة.
د – الخبرات من 10 سنوات : 15 سنة يتم بوظيفة مدير مراجع وذلك بعد تجاوز الاختبارات اللازمة.
5 – التقييم
سياسات التقييم في المكتب
أ – التقييم المهني في الاداء.
ب – التقييم الوظيفي.
(أ) التقييم المهني في الاداء
يتم التقييم المهني لجميع الوظائف من خلال الاتي:-
- كشوف النشاط الشهرية التي يتم مراجعتها من قبل المدير المسئول.
- التقارير الصادرة من المدراء المسئولين بالاقسام عن الموظفين التابعين للقسم.
هذا ويعد تقييم الاداء والقدرات إحدي المهام الاساسية لقسم مراقبة الجودة بالتعاون مع قسم الموارد البشرية وتنمية المهارات هو إعداد نماذج التقييم الدوري للعاملين.
(ب) التقييم الوظيفي
المكتب لديه نظام متبع عادل للأجور محدداً في القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الاخري من خلال ما يسمي بتقويم الوظائف وحتى تتم عملية التقييم بشكل سليم يتم الاخذ في الحسبان كل العناصر المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات ، المسئوليات ، ظروف العمل ، المؤهلات ، الخبرة ، القدرات ، الاستعدادات اللازمة ، الجهد العقلي والبدني 0000 إلخ) ويتم تحديد هيكل واضح للمرتبات والمكافأت يحدد الحد الادني لكل مستوي وظيفي.
والمكتب يعتمد في نظامه المتبع علي قياس أداء الموظفين بهدف تحفيز الانجازات الفردية وتعزيز روح التعاون) ويتم تقييم أداء الموظف سنوياً وفق أسس ومعايير واضحة وأهداف محددة مسبقاً ويتم تقييم أداء الموظفين عن الفترة من شهر يناير إلي شهر ديسمبر من كل عام لكل من (الالتزام بالحضور & السلوك & دقة تنفيذ المهام الموكله له & سرعة الانجاز & القدرات المهارية الاخري).
مسئولية التقييم
تقع مسئولية التقييم علي الآتي:-
- المدير المسئول المباشر بالقسم عن الموظفين التابعين لاداراته بالقسم من التقييم وتبدأ عملية التقييم من وظيفة مدير مراجعة ثم يتم اعتماده من المدير الاعلي بالهيكل الاداري
- مدير إدارة (شريك ) يتم من خلاله تقييم جميع العاملين بالادارة التابعة له.
- المدير التنفيذي (الشريك) يتم من خلاله تقييم جميع العمال في جميع الادارات التابعة له.
وتكون مستويات تقييم الاداء :-